Overzicht overhead, VPB en onvoorzien

Onderdeel Overhead

Inleiding

De indirecte kosten (overhead) worden begroot en verantwoord in het overzicht overhead. Indirecte kosten zijn kosten die niet rechtstreeks samenhangen met een product. Voorbeelden van overheadkosten zijn managementkosten, huisvestingskosten, automatiseringskosten, personeelsgebonden kosten.

Wat hebben we daarvoor gedaan

Kwaliteitsverbetering documentair informatiebeheer
Op basis van de 1^e Turap 2018 is € 95.000 extra beschikbaar gesteld voor de kwaliteitsverbetering van het informatiebeheer. Na aanbestedingsprocedures startte in oktober de inhuur van expertise en capaciteit voor onderwerpen zoals het generieke vervangingsbesluit, metadatering, digitale bewaarstrategie, digitaliseren van documenten, het kwaliteitssysteem en het calamiteitenplan. Door de vertraging ontstond een onderbesteding van € 66.000. De geplande activiteiten lopen door in 2019.

Informatieveiligheid
Een betrouwbare overheid steunt op de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie. In 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming ingevoerd die de bescherming van persoonsgegevens dient. Ook in onze gemeente heeft dit het bewustzijn van informatieveiligheid flink gestimuleerd. Om de staat van informatiebeveiliging te meten past elke gemeente verplicht de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) toe. Uit deze meting blijkt dat Purmerend in 2018 voortgang boekte. De raad wordt hierover nader geïnformeerd.

Verbeteren Datakwaliteit BAG/WOZ en taxeren op gebruiksoppervlakte
Er zijn voor 2018 en 2019 extra middelen beschikbaar gesteld voor verbetering van de datakwaliteit BAG/WOZ (fase 1) en voor de omzetting van het taxeren op inhoud naar gebruiksoppervlakte (fase 2). Dit laatste is een wettelijke verplichting die 1 januari 2022 ingaat. De middelen zijn en worden besteed voor de inhuur van extra capaciteit.

Werkwijze
Aan de hand van beeldmateriaal, bouwtekeningen, opmetingen en na-berekeningen wordt de administratie geactualiseerd van alle woningen en bedrijfspanden in Purmerend en Beemster. Dit is nodig voor een accurate vaststelling van de WOZ waarde, wat uiteindelijk tot minder ontvankelijke bezwaren zal leiden.

Bereikt
Eind 2018 is de administratie van 65% van de 38.000 woningen gecontroleerd. Er is een ICT-omgeving in voorbereiding die straks de technische omzetting van inhoud naar gebruiksoppervlakte mogelijk moet maken. Er wordt een jaar uitgetrokken om te testen en te verbeteren.

Uit de (verplichte) zelfevaluatie van de gegevenskwaliteit in BRP, BAG en BGT blijkt dat de gegevenskwaliteit naar de huidige norm voldoende tot goed is.

BasisRegistratieOndergrond
Het Rijk heeft het startsein gegeven voor de opbouw van de BasisRegistratieOndergrond (BRO). Bodem- en ondergrondgegevens spelen een cruciale rol voor het Ruimtelijk Domein, voor de externe dienstverlening in de voorbereiding van Omgevingsvergunningaanvragen en voor maatschappelijke vraagstukken als gevolgen van de klimaatveranderingen.De technische aansluiting op de landelijke voorziening is al gerealiseerd, de informatieuitwisseling moet nog opstarten.

Digitalisering dienstverlening
Om burgers snel van informatie en dienstverlening te voorzien zijn we al enige jaren bezig met de digitalisering van werkprocessen en digitalisering van het informatiebeheer (o.a. archivering). Mijlpalen in 2018 zijn:

• Duurzaam digitaal beheer door koppeling aan het nieuwe DMS voor omgevingsvergunningen (Squit XO), WMO-aanvragen.
• Overstap van het oude naar het nieuwe DMS (de eerste set werkprocessen is geschikt gemaakt voor inrichting in het nieuwe DMS).
• E-diensten voor burgerzaken. Hiervoor is niet alleen de ‘voorkant’ voor de aanvrager geautomatiseerd maar ook de afhandeling in de afdeling én het opslaan van de documenten in het DMS.

Datalab
In 2018 is geoefend met vernieuwingen in het gebruik van data. In dit kader zijn enkele beleidsvraagstukken verhelderd met gebruik van data en is open data gepubliceerd voor gebruik door externen. Tijdens deze oefeningen deden we ervaring op met de technieken om de gegevens te publiceren die bruikbaar zijn in applicaties (‘machineleesbare’ gegevens). En dit ook nog op een veilige manier, met bescherming van privacy. De activiteiten in de 2^e helft van 2018 waren volledig gericht op het verbeteren van de instrumenten. Zodat we daarna, in 2019, klaar zijn om meer datasets te publiceren, deze te beheren en te gebruiken.

Digitaal Stelsel Omgevingswet
Eind 2018 werd duidelijk wat het DSO als landelijk systeem precies inhoudt. Daarmee weten we ook wat er nodig is om hierop aan te sluiten en welke systemen daarbij passen.

Mobiele apparatuur
De uitgifte van mobiele telefoons en tablets loopt achter bij de oorspronkelijke inschatting. Blijkbaar is apparatuur langer bruikbaar dan we hadden voorzien.

Vervanging van de technische ICT-infrastructuur
Het bleek noodzakelijk om sneller dan gedacht nieuwe servers aan te schaffen. De benodigde reken- en opslagcapaciteit stijgt sneller dan we eerder konden vermoeden. Ook blijken de technologische verbeteringen snel te gaan. Hierdoor is het nodig apparatuur te vervangen die technisch niet meer voldoet terwijl ze financieel nog niet is afgeschreven. Dit had concreet effect op de servers en data-switches.

Kosten DigiD en MijnOverheid
Vanaf 2018 betalen gemeenten mee aan het beheer van de ICT-organisatie voor DigiD en MijnOverheid. Hiervoor krijgen we de kosten doorbelast door Logius. Aanvankelijk leken deze kosten voor 2018 op circa € 50.000 uit te komen. Maar door een andere bekostigingsstructuur vallen de kosten € 40.000 lager uit.

Betalingsgedrag
Het betalingsgedrag van de gemeente wordt beoordeeld aan de hand van het aantal dagen dat de leverancier moet wachten op bijschrijving van het gefactureerde bedrag. De gemeente hanteert als voorwaarde dat er binnen 30 dagen wordt betaald. De gemiddelde betalingstermijn van de gemeente bedraagt 25 dagen. In individuele gevallen is er sprake van termijnoverschrijding. Het beleid is erop gericht om de individuele overschrijdingen terug te dringen.

Financieel overzicht overhead

Het overzicht heeft per saldo een voordelige afwijking van € 734.000. Dit komt door € 531.000 hogere lasten en € 1.264.000 hogere baten. De afwijkingen zijn incidenteel tenzij anders vermeld.

Afwijkingen overzicht overhead

Management

De afwijking op management wordt veroorzaakt doordat management ingehuurd is en inhuur tot hogere lasten leidt ten opzichte van de begrote vaste formatie. Tevens veroorzaakt de hogere inschaling van de teammanagers hogere lasten voor een bedrag van circa € 107.000.

Informatievoorziening

De afwijking op informatievoorziening wordt veroorzaakt door lagere aanschafkosten tablets en mobiele telefoons, lagere kosten zaaksysteem en hogere doorbelasting specifieke ICT aan diverse gebruikers.

Huisvesting en facilitair

De afwijking op huisvesting en facilitair wordt veroorzaakt door hogere loonkosten, hogere kosten beveiliging en lagere gebruikerslasten stadhuis. De hogere baten worden veroorzaakt door de huuropbrengst en de doorberekening van caterings- en exploitatiekosten.

Overig

De afwijking op Overig wordt veroorzaakt lagere lasten opleidingen, lagere lasten arbeidsvoorwaardenbudget en hogere salaris-/inhuurlasten. De hogere baten worden veroorzaakt door de doorberekening van verzekeringspremies, inkomsten i.v.m. detacheringen en UWV uitkeringen.

Verrekeningen

De afwijking op overige verrekeningen wordt veroorzaakt door een hogere doorbelasting van overheadkosten ten laste van investeringen, grexen en anterieure overeenkomsten. Deze doorbelasting is gekoppeld aan/gebaseerd op de urenbesteding ten laste van deze onderdelen.

Frictiekosten

De afwijking op frictiekosten wordt veroorzaakt door kosten in verband met bovenformatief personeel en afgesloten vaststellingsovereenkomsten. De baten hebben betrekking op detacheringsinkomsten van bovenformatief personeel.

Onderdeel Onvoorzien

Het saldo van incidentele baten en lasten geeft per saldo een voordeel van € 50.000. Dit is inclusief een bedrag van onvoorziene uitgaven, die voldoen aan de volgende criteria:

• Op het moment van totstandkoming van de begroting waren de kosten nog niet te voorzien;

• Het is niet mogelijk om deze kosten te vermijden;

• De kosten zijn niet uit te stellen naar de toekomst voor afweging bij de volgende Kadernota.

In 2018 is de post onvoorzien van € 50.000 niet aangesproken door de raad.

onderdeel Vennootschapsbelasting

In 2018 is de aangifte vennootschapsbelasting 2017 ingediend. In de aangifte is een fiscaal verlies opgenomen, dat verrekend kan worden met mogelijke toekomstige winsten. De uitgangspunten van de aangifte 2017 dienen nog afgestemd te worden met de Belastingdienst. De aangifte vennootschapsbelasting 2018 zal in de loop van 2019 worden ingediend.